Conversão de dados: o que levar para o sistema novo

Leve para o sistema novo o que a empresa precisa para operar no dia seguinte à troca: cadastros ativos, saldos e tudo o que está em aberto, como títulos a pagar e a receber, pedidos pendentes e estoque. O histórico completo nem sempre precisa ser migrado. Muitas vezes basta mantê-lo disponível para consulta, com acesso garantido pelo tempo necessário.

Essa separação reduz o volume de dados a tratar, diminui o risco de erro e encurta o projeto.

Conversão e migração não são a mesma coisa

Conversão é adaptar formatos e estruturas: transformar a tabela de clientes do sistema antigo no layout que o sistema novo aceita, ajustar códigos, unidades e campos.

Migração é o processo completo: decidir o que levar, preparar, converter, carregar em testes, conferir, fazer a carga definitiva no dia da troca e tratar as diferenças depois. A conversão é uma parte da migração.

Separe os dados em quatro grupos

Cadastros

Clientes, fornecedores, produtos, transportadoras, vendedores, plano de contas. Normalmente são migrados, mas só os que estão em uso. Cadastros inativos há muito tempo podem ficar no sistema antigo, disponíveis para consulta.

Saldos

Saldo de estoque por produto, local e lote. Saldos bancários. Saldos contábeis, quando o sistema novo também fará a contabilidade. Saldos precisam estar corretos na data de corte e conferidos depois da carga.

Movimentos em aberto

Títulos a pagar e a receber não quitados, pedidos de venda e de compra pendentes, ordens de produção em andamento, adiantamentos, cheques a compensar. Estes são os itens mais sensíveis: se ficarem para trás, a empresa deixa de cobrar ou paga duas vezes.

Histórico

Vendas, compras, notas e movimentos já encerrados. Avalie quanto do histórico a operação realmente consulta no dia a dia. Às vezes, um ou dois anos de vendas no sistema novo bastam para análise, e o restante pode ser consultado no sistema antigo ou em uma base de consulta separada. Prazos de guarda de documentos fiscais e contábeis devem ser confirmados com o contador antes de desligar qualquer acesso.

Perguntas para decidir o que entra

Esta informação é necessária para operar no primeiro dia?
Quem consulta este histórico, com que frequência e para quê?
O sistema novo tem onde guardar essa informação de forma útil?
Quanto custa converter e conferir este grupo de dados?
Como o histórico que ficar fora continuará acessível, e por quanto tempo?

Prepare antes de converter

Converter dados ruins produz um sistema novo com os mesmos problemas. Antes das cargas:

Remova duplicidades com critérios documentados, como CNPJ ou CPF iguais, e registre o que foi unificado.
Padronize unidades de medida, formatos de telefone, endereço e datas.
Mapeie cada campo e cada código de origem para o destino, inclusive tabelas como formas de pagamento e situações de cliente.
Preserve o código de origem de cada registro em um campo do sistema novo, para rastrear qualquer divergência.
Guarde uma cópia segura e imutável dos dados de origem.

Cadastros de clientes costumam ter dados pessoais. Restrinja o acesso aos arquivos de trabalho, evite enviá-los por canais inseguros e apague as cópias temporárias ao final. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, trata do tratamento desses dados também em meios digitais (fonte: Planalto).

Teste a carga mais de uma vez

Faça pelo menos uma migração de ensaio em um ambiente separado, antes da carga definitiva. Confira quantidades de registros, vínculos entre cadastros, totais de títulos em aberto e saldos de estoque por produto e local. Depois, use os dados importados para executar processos reais, como faturar um pedido ou baixar um título. Registre os erros, corrija e repita.

Exemplo. Na primeira carga de teste, o total de títulos a receber no sistema novo fica abaixo do total do sistema antigo. A investigação mostra que títulos de clientes com cadastro duplicado foram descartados na unificação. A regra de unificação é corrigida para transferir os títulos ao cadastro mantido, e a carga é refeita.

Depois da troca

Nas primeiras semanas, confira saldos, acompanhe as integrações e corrija diferenças registrando o motivo de cada ajuste. Cuidado com lançamentos feitos ao mesmo tempo nos dois sistemas: sem uma regra clara sobre onde cada coisa deve ser registrada, é fácil duplicar pagamentos ou recebimentos.

Para ver o processo completo, da avaliação antes da contratação até a conferência posterior, veja a página sobre conversão e migração de dados.