Controle de estoque: como avaliar um sistema

O que é

Um sistema de controle de estoque registra todas as entradas, saídas, transferências e ajustes de cada produto, e calcula o saldo em cada local. Os mais completos controlam também lotes, números de série, validade, endereços dentro do depósito e reservas para pedidos.

O controle de estoque pode ser um módulo do ERP (sistema integrado de gestão) ou um sistema específico. No varejo, ele trabalha junto com o PDV (ponto de venda), mas não se confunde com ele: o PDV registra a venda, o controle de estoque cuida de todo o resto que movimenta o saldo.

Problemas que costuma resolver

• Saldo do sistema que não confere com o que existe na prateleira.
• Vendas perdidas por falta de produto ou dinheiro parado em excesso de estoque.
• Produtos vencidos ou lotes que não podem ser rastreados.
• Inventários demorados, com ajustes sem registro de motivo.
• Dificuldade para saber onde está a mercadoria quando há vários depósitos ou lojas.

Quando faz sentido avaliar a contratação

• O estoque é controlado em planilha e já houve perdas ou vendas sem saldo. Veja programa para fazer controle de estoque.
• A empresa passou a ter mais de um local de estoque.
• Os produtos exigem controle de lote, série ou validade.
• O sistema atual não permite saber quem movimentou o quê e quando.

O que observar na demonstração

• Entrada a partir da nota do fornecedor, com conversão de unidade de compra para unidade de venda.
• Transferência entre locais, com controle da mercadoria em trânsito.
• Escolha de lote na saída, por validade ou por ordem de entrada.
• Inventário completo e parcial, com tratamento das diferenças.
• Histórico de movimentos de um produto, com usuário, data e documento de origem.
• Bloqueio ou alerta para saldo negativo.

Integrações relevantes

• Compras e recebimento de mercadorias.
• Vendas, PDV e loja virtual.
• Produção, para consumo de materiais e entrada de produtos acabados.
• Financeiro e contabilidade, para o valor do estoque.
• Coletores e leitores de código de barras.

Erros comuns na escolha

• Achar que o sistema resolve sozinho diferenças causadas por movimentos não registrados.
• Não definir quem pode ajustar saldo e com que justificativa.
• Ignorar unidades de medida e conversões até a implantação.
• Começar a usar o sistema sem um inventário confiável na data da troca.
• Não envolver o contador na definição do método de custo.

Perguntas para o fornecedor

• Como o sistema controla saldos por local, lote e validade?
• Como funciona o inventário e o registro dos ajustes?
• O sistema permite saldo negativo? Isso pode ser bloqueado?
• Como o estoque é atualizado pelas vendas, compras e produção, e em que momento?
• Como será feita a carga do saldo inicial na troca?

Para entender em detalhe como um sistema de controle de estoque funciona, leia o guia completo sobre sistema de controle de estoque. Para um roteiro de avaliação, veja como escolher um sistema de controle de estoque.