Escolha um sistema que faça sentido para a sua empresa.

Antes de contratar um ERP, um CRM, um PCP, um PDV ou um controle de estoque, vale entender o que a empresa precisa resolver. A Solução TI ajuda a levantar essas necessidades, comparar propostas, planejar a implantação e preparar os dados para a troca.

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Antes de assinar o contrato

  • Processos de cada área descritos
  • Requisitos separados entre essenciais e desejáveis
  • Demonstração feita com situações reais da empresa
  • Exportação dos dados do sistema atual a confirmar
  • Responsável pela conversão definido na proposta a confirmar
  • Custos de implantação e treinamento comparados
Exemplo de lista de conferência usada antes da contratação.

Quando a escolha começa pela demonstração

É comum a empresa conhecer dois ou três sistemas, assistir às demonstrações e decidir pela mensalidade. A demonstração mostra o que o sistema faz bem. Ela raramente mostra como ele lida com a forma como a sua empresa trabalha: o pedido que sai com preço especial, a ordem de produção que muda no meio do dia, o estoque dividido entre loja e depósito.

Sem uma lista clara do que precisa funcionar, cada fornecedor apresenta o próprio roteiro, e a comparação vira uma questão de impressão.

Ilustração comparando a demonstração, que mostra o caso comum, com a rotina real da empresa, cheia de exceções como preço negociado, entrega dividida, devolução parcial e estoque em dois locais.

O que isso costuma causar

Retrabalho
Planilhas paralelas continuam existindo porque o sistema não cobre uma etapa importante.
Despesas fora da proposta
Customizações, horas adicionais de implantação e módulos que só aparecem depois da assinatura.
Implantação que se arrasta
Cadastros incompletos, decisões adiadas e equipe sem tempo para testar.
Dados que não chegam inteiros
Saldos que não batem, títulos em aberto esquecidos e histórico difícil de consultar.

Onde a consultoria entra

O trabalho acompanha a decisão do começo ao fim, mas pode ser contratado só para a etapa em que a empresa precisa de apoio.

Escolha do sistema

Levantamento de necessidades, mapeamento dos processos, lista de requisitos, roteiro para as demonstrações e comparação das propostas.

Implantação

Plano com responsáveis e prazos, preparação da equipe, acompanhamento dos testes e critérios claros para entrar em operação.

Preparação dos dados

Definição do que migrar, limpeza de cadastros, mapeamento de campos, ensaios de migração e conferência dos saldos.

Tipos de sistema que a consultoria cobre

Muitas empresas usam mais de um. O ponto de partida é entender qual problema cada um resolve e como eles vão conversar entre si. O guia sobre sistema de gestão empresarial mostra como combiná-los.

ERP
Sistema integrado de gestão. Compras, vendas, financeiro, fiscal e estoque trabalhando sobre os mesmos cadastros.
CRM
Gestão do relacionamento com clientes. Oportunidades de venda, atendimento e histórico comercial em um só lugar.
PCP
Planejamento e controle da produção. Ordens, necessidade de materiais, capacidade e apontamentos da fábrica.
PDV
Ponto de venda. O caixa da loja: registro da venda, formas de pagamento, documento fiscal e fechamento.
Estoque
Controle de estoque. Saldos por produto e local, entradas, saídas, inventários, lotes e validade.

Como a consultoria costuma ser organizada

  1. Conversa inicial

    Entender o momento da empresa, o que motivou a busca e quais áreas serão afetadas.

  2. Levantamento

    Conversas com as áreas, mapeamento dos processos atuais e registro dos problemas que precisam de solução.

  3. Requisitos e seleção

    Lista de requisitos priorizada, roteiro para as demonstrações e comparação das propostas recebidas.

  4. Planejamento

    Plano de implantação, definição dos dados a converter, responsabilidades e critérios de aceite.

  5. Testes e entrada em operação

    Acompanhamento dos testes com dados reais, decisão de liberação e apoio nas primeiras semanas.

As etapas incluídas em cada projeto são definidas na proposta, conforme a necessidade da empresa.

Os dados merecem um plano próprio

Cadastros, saldos e títulos em aberto são o que mantém a empresa funcionando no dia seguinte à troca. Converter esses dados exige decidir o que levar, limpar, testar e conferir antes de virar a chave. Também exige um plano para o caso de algo dar errado.

  1. Antes da contratação
  2. Planejamento
  3. Preparação
  4. Testes
  5. Troca definitiva
  6. Depois da troca

Entenda a conversão de dados

Ilustração da migração de dados: do sistema atual para o novo, passando por limpeza, mapeamento e testes, com conferência de saldos e vínculos.

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