Consultoria ERP e sistemas de gestão: da escolha à implantação

O problema

Contratar um sistema de gestão é uma decisão que a maioria das empresas toma poucas vezes. Quem conduz o processo geralmente acumula essa tarefa com a própria rotina, sem um método para levantar o que precisa, conduzir demonstrações e comparar propostas que vêm em formatos diferentes.

Do outro lado, cada fornecedor apresenta o produto da forma que mais o favorece. É natural. Mas, sem um roteiro próprio, a empresa acaba avaliando apresentações em vez de avaliar se o sistema atende à sua operação.

O que acontece quando isso fica sem solução

• A escolha se apoia na mensalidade e na impressão da demonstração.
• Necessidades importantes aparecem só durante a implantação, quando mudar custa mais.
• Custos que não estavam claros na proposta surgem depois da assinatura.
• A conversão de dados é tratada às pressas, perto da data da troca.
• A equipe perde confiança no sistema novo e volta para as planilhas.

Como a consultoria pode ajudar

As atividades abaixo podem ser combinadas conforme o momento da empresa, seja na escolha de um ERP, de um CRM, de um PCP ou de um PDV. Nem todo projeto precisa de todas. Para entender o papel de uma consultoria ERP em cada fase, veja o que faz uma consultoria ERP e quando vale contratar.

Levantamento de necessidades

Conversas com a direção e com as áreas para entender o que motivou a busca, o que não pode parar e o que precisa melhorar.

Mapeamento dos processos

Descrição dos processos atuais, com responsáveis, documentos, regras e exceções. É a base para avaliar qualquer sistema.

Organização dos requisitos

Transformação das necessidades em uma lista de requisitos verificáveis, separados entre essenciais e desejáveis.

Apoio nas demonstrações

Preparação de um roteiro com situações reais da empresa, participação nas demonstrações e registro do que foi mostrado, do que foi apenas descrito e do que depende de customização.

Comparação de propostas

Organização das propostas em uma base comum: custo total em um mesmo período, itens incluídos e excluídos, responsabilidades e pontos que precisam de esclarecimento.

Planejamento da implantação

Plano com etapas, responsáveis, dependências e critérios de aceite, construído junto com a empresa e com o fornecedor escolhido.

Orientação sobre conversão de dados

Definição do que migrar, critérios de limpeza, mapeamento de campos e plano de testes e conferência. Veja a página sobre conversão de dados.

Apoio nos testes e na entrada em operação

Acompanhamento dos testes com dados reais, registro de pendências, decisão de liberação e apoio nas primeiras semanas de uso.

O que depende de avaliação

A consultoria orienta, organiza e acompanha. A execução técnica de uma migração de dados ou de uma integração entre sistemas depende de avaliação prévia dos sistemas envolvidos, do acesso aos dados e das responsabilidades combinadas com cada fornecedor. Quando houver participação nessa execução, ela será descrita na proposta.

A decisão sobre qual sistema contratar é sempre da empresa. O papel da consultoria é deixar essa decisão mais bem informada.

Escopo, valores e condições

Cada projeto começa com uma conversa para entender a necessidade. A partir dela, enviamos uma proposta que descreve:

• As atividades incluídas e as que ficam de fora.
• O que é esperado da empresa e dos fornecedores envolvidos.
• O formato de trabalho, remoto, presencial ou misto.
• O prazo estimado.
• O valor e as condições de pagamento.

Como o trabalho varia muito de uma empresa para outra, não há tabela de preços publicada. O valor depende do escopo definido na proposta.

Fale com a Solução TI para contar em que momento a sua empresa está.