PDV: o que é e como avaliar antes de contratar

O que é

PDV significa ponto de venda. É o sistema usado no caixa para registrar a venda, receber o pagamento, emitir o documento fiscal ao consumidor e fechar o caixa no fim do turno.

PDV e controle de estoque não são a mesma coisa

É comum o PDV vir junto com um controle de estoque, e as duas partes trabalham integradas. Mas elas resolvem problemas diferentes:

• O PDV cuida do momento da venda: rapidez no atendimento, formas de pagamento, documento fiscal, sangrias e fechamento.
• O controle de estoque cuida dos saldos: entradas de mercadoria, transferências entre lojas, inventários, perdas, lotes e validade.

Quando o PDV registra uma venda, ele informa a saída ao estoque. Isso não significa que o estoque está controlado. Se as entradas, as transferências e as perdas não forem bem registradas, o saldo vai divergir mesmo com o PDV funcionando perfeitamente. Por isso, avalie as duas partes. Veja a página sobre controle de estoque.

Problemas que costuma resolver

• Filas causadas por um caixa lento ou com muitos passos.
• Diferenças no fechamento do caixa difíceis de explicar.
• Pagamentos com cartão digitados à parte, com erros de valor.
• Vendas que não chegam ao estoque e ao financeiro sem digitação.
• Preços e promoções desatualizados entre os caixas ou entre lojas.

Quando faz sentido avaliar a contratação

• O sistema atual trava, para quando a internet cai ou não recebe mais atualizações.
• A loja vai abrir novas unidades e precisa de gestão centralizada.
• As exigências fiscais mudaram e o sistema atual não acompanha.
• O PDV não conversa com a retaguarda e exige lançamentos manuais.

O que observar na demonstração

• Uma venda real, operada por alguém da sua loja, contando passos e tempo.
• Descontos, trocas, devoluções e cancelamentos, com as autorizações necessárias.
• Pagamento combinado em mais de uma forma.
• O que acontece quando a internet é desligada.
• Abertura, sangria e fechamento de caixa com conferência por forma de pagamento.

Integrações relevantes

• Controle de estoque e retaguarda, para baixa dos produtos e envio de preços.
• Financeiro, para recebimentos e conciliação.
• Meios de pagamento, para cartão e pagamentos instantâneos integrados.
• Equipamentos: leitores, balanças, impressoras e gavetas.
• Programas de fidelidade ou cadastro de clientes, quando houver.

Erros comuns na escolha

• Avaliar o PDV pela tela de relatórios, e não pela operação do caixa.
• Não testar o funcionamento sem internet.
• Comprar equipamentos antes de confirmar a compatibilidade.
• Tratar o PDV como solução para um estoque que está desorganizado por outros motivos.
• Não confirmar com o contador quais documentos fiscais a loja precisa emitir.

Perguntas para o fornecedor

• Quais documentos fiscais o sistema emite no nosso estado e como ele trata a indisponibilidade da internet?
• Quais meios de pagamento são integrados?
• Como os preços e promoções chegam aos caixas e às lojas?
• Como é o suporte em horário de loja, inclusive fins de semana?
• Quais equipamentos são homologados?

Para uma visão completa, com recursos por tipo de loja, várias lojas e indicadores, leia o guia sistema PDV para varejo. O artigo o que conferir em um sistema de PDV detalha os testes e traz referências sobre o documento fiscal.