Programa para controle de estoque: como escolher e começar

Um programa para fazer controle de estoque é a forma mais simples de sair do caderno ou da planilha: ele registra cada entrada e saída de produto e mostra o saldo atualizado, com histórico de quem mexeu e quando. Para escolher, a pequena empresa precisa de poucas coisas bem feitas: cadastro de produtos com unidade de medida, entradas e saídas com registro, saldo por local se houver mais de um, inventário e um relatório simples de itens para repor. O resto pode vir depois.

Este artigo é para quem está começando. Ele mostra quando a planilha deixa de servir, o que o programa precisa ter no mínimo, como decidir entre opções gratuitas e pagas ou online e instaladas, e um passo a passo para começar a usar sem errar o saldo inicial.

Quando a planilha deixa de servir

A planilha funciona enquanto uma pessoa cuida de tudo, os itens são poucos e o estoque fica em um só lugar. Ela começa a falhar quando:

mais de uma pessoa precisa lançar entradas e saídas;
a empresa tem loja e depósito, ou mais de uma loja;
os produtos têm lote, validade, cor ou tamanho;
ninguém sabe dizer por que o saldo mudou;
o inventário mostra diferenças grandes e frequentes.

Nesse ponto, o problema não é a falta de fórmulas. É a falta de histórico confiável e de controle sobre quem altera o quê.

O que o programa precisa ter no mínimo

Cadastro de produtos com código, descrição, unidade de medida e, se houver, código de barras.
Entradas a partir da nota do fornecedor ou de um lançamento manual com motivo.
Saídas por venda, consumo interno ou perda, com motivo.
Saldo por produto e, se houver mais de um local, por local.
Histórico de movimentos de cada item, com data e usuário.
Inventário com registro das diferenças e dos ajustes.
Relatório de reposição, com os itens abaixo do mínimo definido.
Usuários com permissões diferentes, para que nem todos possam ajustar saldo.

Se a empresa vende no balcão, o caixa precisa dar baixa no estoque automaticamente. Veja como o PDV e o estoque se completam em sistema PDV para varejo.

Programa simples, módulo de ERP ou sistema completo

Programa só de estoque: bom para quem precisa apenas saber quanto tem e onde. Simples de começar, mas pode exigir digitação dupla se vendas e notas forem feitas em outro lugar.
Estoque dentro de um ERP (sistema integrado de gestão) para pequenas empresas: une vendas, emissão de notas, estoque e financeiro. Evita lançar a mesma coisa duas vezes e costuma ser o caminho quando a empresa também precisa emitir documentos fiscais.
Sistema de estoque mais completo: endereços no depósito, lotes, coletores. Faz sentido em operações maiores. Os recursos estão descritos no guia sistema de controle de estoque.

Gratuito ou pago?

Existem programas gratuitos, versões gratuitas limitadas de programas pagos e sistemas de código aberto. Antes de decidir, compare:

Limites da versão gratuita: número de produtos, usuários, locais ou movimentos por mês.
Suporte: quem ajuda quando algo dá errado.
Atualizações: principalmente se o programa emite documentos fiscais.
Saída: como exportar os dados se a empresa quiser trocar de programa.
Custo de crescer: quanto passa a custar quando a empresa ultrapassar os limites.

Um programa sem mensalidade pode sair caro se exigir muito trabalho manual ou se os dados ficarem presos nele.

Online ou instalado?

Programa online, acessado pelo navegador ou pelo celular, costuma ser contratado como serviço. Facilita o acesso de várias pessoas e locais e dispensa cópias de segurança feitas pela empresa. Depende de internet.

Programa instalado roda em um computador da empresa. Funciona sem internet, mas exige cuidado com cópias de segurança e com o acesso de outros locais.

Para quem tem loja e depósito ou trabalha fora do escritório, o online costuma ser mais prático. Veja os cuidados no artigo sobre ERP web.

Equipamentos que ajudam

Leitor de código de barras: reduz erros de digitação nas entradas, saídas e no inventário.
Impressora de etiquetas: para produtos sem código de barras do fabricante.
Celular ou coletor: para contar o estoque direto na prateleira.

Confirme a compatibilidade com o programa antes de comprar.

Passo a passo para começar

Organize o cadastro. Liste os produtos com código, descrição e unidade. Elimine duplicidades, como o mesmo item cadastrado com nomes diferentes.
Defina as unidades. Se compra em caixa e vende em unidade, cadastre a conversão.
Defina os locais. Loja, depósito, veículo. Só os que realmente precisam de saldo separado.
Faça um inventário em um dia de pouco movimento. Ele será o saldo inicial do programa. Veja inventário de estoque.
Lance o saldo inicial e confira os itens de maior valor.
Combine as regras: toda mercadoria que chega é lançada antes de ir para a prateleira; toda perda é registrada com motivo; só pessoas autorizadas ajustam saldo.
Acompanhe nas primeiras semanas: faça contagens rápidas dos itens mais vendidos e corrija a causa de qualquer diferença.

Exemplo. Uma pequena loja de autopeças controla o estoque em uma planilha atualizada no fim do dia. Ela passa a usar um programa online integrado ao caixa. Antes da troca, cadastra os produtos com código de barras, faz a contagem em um domingo e lança o saldo inicial. Na primeira semana, percebe diferenças em itens vendidos em embalagem com duas unidades. Ajusta a unidade de venda no cadastro, e as contagens seguintes passam a conferir.

Sinais de que é hora de um sistema mais completo

Vários locais e muitas transferências.
Produtos com lote, validade ou número de série.
Necessidade de integrar estoque, vendas, compras e financeiro.
Saldo negativo frequente. Veja saldo negativo no estoque.

Quando isso acontecer, use o roteiro de como escolher um sistema de controle de estoque.

Perguntas frequentes

Dá para controlar estoque pelo celular?

Sim. Muitos programas online têm aplicativo ou funcionam no navegador do celular, inclusive com leitura de código de barras pela câmera. Teste a velocidade de uso no dia a dia antes de decidir.

O programa de estoque emite nota fiscal?

Alguns sim, outros não. Se a empresa precisa emitir documentos fiscais, prefira um programa que já faça isso integrado ao estoque, ou um ERP para pequenas empresas. Confirme com o contador quais documentos são necessários.

Quanto tempo leva para começar a usar?

Depende do número de produtos e da organização do cadastro. A parte mais demorada costuma ser organizar os produtos e fazer o inventário inicial, e não aprender o programa.

Em resumo

Para começar, escolha um programa para fazer controle de estoque que registre entradas e saídas com histórico, mostre saldo por local, faça inventário e controle quem pode ajustar. Organize o cadastro, faça um inventário para o saldo inicial e combine regras simples com a equipe. Quando a operação crescer, o guia sistema de controle de estoque ajuda a dar o próximo passo.