Como escolher um sistema de gestão para sua empresa

A forma mais segura de escolher um sistema de gestão é inverter a ordem habitual. Em vez de começar pelos fornecedores e pelas demonstrações, comece descrevendo como a empresa trabalha, o que dá errado hoje e o que o sistema novo precisa garantir. Só depois disso vale chamar fornecedores, e com um roteiro na mão.

Parece mais lento, mas evita o problema mais comum: contratar com base na impressão de uma apresentação e descobrir, na implantação, que uma parte importante do trabalho não cabe no sistema.

Comece pelo problema, não pelo produto

Antes de pensar em "qual sistema", responda por escrito a três perguntas:

• O que motivou a busca? Pode ser um sistema atual que não acompanha o crescimento, controles em planilha que viraram risco, uma exigência fiscal, uma nova unidade ou um fornecedor que deixou de dar suporte.
• Quais áreas serão afetadas? Vendas, compras, financeiro, fiscal, estoque, produção, loja, atendimento.
• O que precisa melhorar de forma perceptível? Por exemplo: fechar o mês sem conferência manual, saber o saldo real de estoque por depósito ou parar de digitar o mesmo pedido em dois lugares.

Essas respostas definem o tipo de sistema. Se o problema está na operação de retaguarda, a conversa costuma ser sobre ERP (sistema integrado de gestão). Se está no acompanhamento de clientes e oportunidades, CRM (gestão do relacionamento com clientes). Se está na fábrica, PCP (planejamento e controle da produção). Muitas empresas precisam de mais de um, e nesse caso a integração entre eles entra na lista de requisitos. O guia sistema de gestão empresarial explica cada tipo e as formas de combiná-los.

Descreva os processos como eles são hoje

Não é preciso um desenho sofisticado. Uma descrição simples de cada processo, com quem faz o quê e em que ordem, já revela onde estão as exceções. E são as exceções que costumam derrubar uma implantação.

Para cada área, anote:

• Os passos principais, do início ao fim.
• Os documentos e cadastros usados.
• As regras que ninguém escreveu, mas todo mundo segue.
• Os pontos em que a informação é digitada mais de uma vez.

Exemplo. Uma distribuidora descreve o processo de venda e percebe que parte dos pedidos sai com preço negociado pelo vendedor, aprovado por telefone pelo gerente. Essa regra informal vira um requisito: o sistema precisa permitir desconto com aprovação registrada. Sem essa descrição, a demonstração mostraria apenas o pedido com preço de tabela.

Transforme necessidades em requisitos

Requisito é uma frase verificável sobre o que o sistema precisa fazer. "Ter bom controle de estoque" não é verificável. "Mostrar o saldo de cada produto por depósito e por lote, com data de validade" é.

Separe os requisitos em dois grupos:

• Essenciais: sem eles, a empresa não consegue operar ou fica exposta a erro grave.
• Desejáveis: melhoram a rotina, mas podem esperar ou ser resolvidos de outra forma.

Essa separação evita que um sistema ganhe a disputa por ter muitas funções secundárias enquanto falha em algo central.

Convide fornecedores com um roteiro

Envie aos fornecedores um resumo da empresa e a lista de requisitos antes da demonstração. Peça que a apresentação siga situações reais da sua operação, e não o roteiro padrão deles.

Durante a demonstração:

• Peça para ver o processo completo, não telas soltas.
• Leve casos de exceção, como devolução parcial, pedido com entrega dividida ou produto com dois fornecedores.
• Anote o que foi mostrado funcionando, o que foi apenas descrito e o que depende de customização.
• Pergunte quem fará a implantação: a própria empresa fornecedora ou um parceiro.

O artigo o que perguntar antes de contratar um ERP reúne perguntas que valem para quase todo tipo de sistema.

Compare propostas pelo custo total e pelas responsabilidades

Duas propostas com mensalidades parecidas podem ter custos totais muito diferentes. Implantação, treinamento, conversão de dados, customizações, usuários adicionais e reajuste são itens que mudam a conta.

Além do valor, compare o que cada proposta diz sobre responsabilidades: quem converte os dados, quem treina, quem responde por atrasos, como funciona o suporte depois da entrada em operação. O artigo sobre como comparar propostas além da mensalidade detalha esses pontos.

Não deixe os dados para depois da assinatura

Antes de assinar, confirme duas coisas:

• Se o sistema atual permite exportar os dados que a empresa vai precisar, em formato utilizável.
• Se o sistema novo aceita importar esses dados e com quais limitações.

Essas respostas afetam prazo e custo. Uma conversão mal planejada é uma das causas mais comuns de implantações que atrasam. Veja mais em conversão de dados: o que levar para o sistema novo.

Decida com critérios registrados

No fim, monte uma tabela simples com os requisitos essenciais, o resultado observado em cada demonstração e o custo total estimado. A decisão continua sendo da empresa, mas fica apoiada em fatos que todos viram, e não em lembranças de uma apresentação.

Guarde esse material. Ele vai servir de referência durante a implantação, quando surgir a pergunta "isso foi prometido?".