Inventário de estoque: como fazer uma contagem confiável

Um inventário de estoque confiável depende menos da contagem em si e mais da preparação: definir o que será contado, parar ou controlar os movimentos durante a contagem, contar de forma organizada, recontar as diferenças e só então ajustar o sistema com registro do motivo. Pular qualquer uma dessas etapas faz o inventário trocar um saldo errado por outro.

Para que serve o inventário

O inventário compara o que existe fisicamente com o que o sistema de controle de estoque mostra. Ele serve para:

• corrigir diferenças e voltar a confiar no saldo;
• descobrir onde as diferenças nascem, como entradas não lançadas, perdas sem registro ou conversões de unidade erradas;
• definir o saldo inicial na troca de sistema;
• atender às exigências contábeis de apuração do estoque, que devem ser confirmadas com o contador.

Inventário completo e inventário rotativo

Inventário completo conta todos os itens de um local de uma vez. Costuma exigir parar ou restringir a operação por algumas horas ou dias.

Inventário rotativo conta uma parte dos itens de cada vez, em ciclos. Os itens de maior valor ou giro são contados com mais frequência. A operação não precisa parar e as diferenças aparecem mais cedo.

Muitas empresas combinam os dois: contagens rotativas ao longo do ano e um inventário completo em momentos específicos, como fechamento do exercício ou troca de sistema.

Antes da contagem

Defina o escopo

Quais locais, quais itens e qual data de referência. Separe o que não entra na contagem, como mercadoria de terceiros, itens em trânsito ou produtos já vendidos aguardando retirada.

Organize o espaço

Agrupe o mesmo produto em um só lugar sempre que possível, identifique endereços e separe itens avariados. Uma prateleira bagunçada gera contagem duplicada ou esquecida.

Resolva o que está pendente

Lance as notas recebidas, as transferências e as devoluções antes de começar. Movimento pendente vira diferença falsa no inventário.

Controle os movimentos

No inventário completo, defina um horário de corte e bloqueie entradas e saídas nos locais contados. No rotativo, bloqueie apenas os itens em contagem ou registre a hora exata de cada contagem.

Prepare equipes e materiais

Duplas de contagem, listas por endereço ou coletores de código de barras e uma pessoa responsável por consolidar os resultados.

Durante a contagem

• Conte sem ver o saldo do sistema. A contagem às cegas evita que a equipe "encontre" o número esperado.
• Conte na unidade certa. Caixas fechadas e unidades soltas separadas, com a conversão indicada.
• Registre lote e validade quando o produto exigir.
• Marque o que já foi contado para evitar duplicidade.

Exemplo. Em uma distribuidora de peças, a primeira contagem de um item mostra 48 unidades, e o sistema indica 60. Em vez de ajustar, o item vai para recontagem por outra dupla, que encontra mais uma caixa com 12 unidades em outro endereço. A diferença não era perda: o produto estava guardado em dois lugares.

Depois da contagem

1. Compare contagem e sistema e liste as diferenças.
2. Reconte as diferenças relevantes com outra equipe.
3. Investigue antes de ajustar. Procure notas não lançadas, transferências pendentes, vendas sem baixa e erros de unidade.
4. Ajuste com motivo e aprovação. Cada ajuste deve ter justificativa e responsável.
5. Analise as causas. Diferenças que se repetem no mesmo item ou local apontam um problema de processo.

Inventário na troca de sistema

Na troca de sistema, o inventário define o saldo inicial do sistema novo. O ideal é fazê-lo o mais perto possível da data de corte, com os movimentos controlados até a carga. Depois da importação, confira produto por produto e local por local. Veja como esse momento se encaixa no plano em conversão de dados: o que levar para o sistema novo e em qual é o melhor momento para trocar de sistema.

O que o sistema precisa oferecer

• Contagem por local e por endereço, completa ou parcial.
• Bloqueio dos itens em contagem.
• Comparação automática com o saldo e lista de diferenças.
• Ajuste com motivo, usuário e data.
• Histórico de inventários anteriores por item.

Se o sistema atual não oferece isso, inclua esses pontos na lista de requisitos. O roteiro está em como escolher um sistema de controle de estoque.