Sistema PDV para varejo: o que é e como escolher

Um sistema PDV (ponto de venda) para varejo é o software do caixa da loja: registra a venda, recebe o pagamento, emite o documento fiscal ao consumidor e fecha o caixa no fim do turno. No varejo, ele é a parte do sistema que o cliente vê funcionando, e por isso precisa ser rápido, simples para o operador e confiável mesmo quando a internet cai. Por trás do caixa, o PDV depende de uma retaguarda bem organizada, com preços, estoque e financeiro integrados.

Este guia explica o que compõe um sistema PDV, que recursos variam conforme o tipo de loja, como ele se liga ao restante da gestão e o que avaliar antes de escolher.

O que compõe um sistema PDV

Um PDV no varejo é mais do que um programa. Ele reúne quatro partes:

Software de caixa, usado pelo operador para registrar a venda.
Retaguarda, onde ficam produtos, preços, promoções, estoque, financeiro e relatórios. Pode ser parte do mesmo sistema ou um ERP (sistema integrado de gestão) integrado.
Equipamentos, como computador ou terminal, leitor de código de barras, impressora, gaveta, balança e maquininha de cartão.
Documento fiscal, emitido a cada venda conforme as regras do estado.

Em muitos estados, o documento fiscal das vendas ao consumidor é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), descrita pela Receita Estadual do Rio Grande do Sul como um documento de existência apenas digital, usado nas vendas presenciais ou com entrega em domicílio ao consumidor final (fonte: Receita Estadual RS). As exigências variam por estado e por regime tributário. Confirme com o contador o que se aplica à sua loja.

Recursos essenciais em qualquer loja

Venda por leitura de código de barras e por busca de produto.
Descontos no item e no total, com limite por operador e autorização do gerente.
Várias formas de pagamento na mesma venda, com cartão integrado à maquininha.
Trocas, devoluções e cancelamentos com registro de motivo e responsável.
Funcionamento quando a internet cai, com envio posterior das vendas e dos documentos pendentes.
Abertura, sangria, suprimento e fechamento com conferência por forma de pagamento.
Baixa automática no estoque e envio das vendas ao financeiro.

Para testar cada um desses pontos no próprio caixa, use o roteiro de o que conferir em um sistema de PDV.

Recursos que mudam conforme o tipo de varejo

Cada segmento tem necessidades próprias. A lista abaixo ajuda a montar os requisitos, mas não substitui a descrição da rotina da sua loja.

Tipo de loja	Recursos que costumam pesar
Supermercado e mercearia	Balança integrada, produtos pesáveis, muitos caixas, promoções por quantidade, velocidade na fila
Moda e calçados	Grade de cor e tamanho, trocas frequentes, vale-troca, vendedor por venda e comissão
Materiais de construção	Venda por metro, fração e quilo, orçamento antes da venda, entrega futura, retirada em depósito
Farmácia e perfumaria	Lote e validade, programas de desconto, exigências regulatórias próprias do segmento
Papelaria, presentes e utilidades	Muitos itens com preço baixo, sazonalidade, cadastro rápido de produtos
Loja com venda online	Estoque compartilhado com a loja virtual, retirada na loja, troca de compra feita na internet

Segmentos regulados podem ter obrigações específicas além das fiscais. Verifique-as com o contador e com a entidade do setor antes de definir os requisitos.

Exemplo. Uma loja de materiais de construção faz muitas vendas a partir de orçamento: o vendedor monta o pedido no balcão, o cliente aprova e paga no caixa, e parte da mercadoria é retirada no depósito no dia seguinte. Para essa loja, o PDV precisa receber o orçamento pronto, emitir o documento fiscal e registrar a entrega futura, sem que o operador redigite os itens. Em uma loja de roupas, o ponto crítico seria outro: grade de tamanhos e trocas.

Várias lojas

Redes e lojas com filiais precisam de recursos de gestão centralizada:

Cadastro e preços definidos na retaguarda e enviados aos caixas de todas as lojas.
Promoções por loja, região ou período.
Estoque por loja e transferências entre elas.
Consulta do estoque de outras lojas no caixa.
Relatórios consolidados e por loja.

Pergunte com que frequência os dados são sincronizados entre caixas, lojas e retaguarda, e o que acontece quando uma loja fica sem conexão.

PDV e controle de estoque

O PDV dá baixa nos produtos vendidos, mas não controla o estoque sozinho. Entradas de mercadoria, transferências, perdas e inventários precisam ser registrados na retaguarda. Quando isso falha, aparecem os problemas clássicos do varejo: produto que o sistema diz ter e a prateleira não, ou saldo negativo no estoque. O guia sistema de controle de estoque explica como essas duas partes se completam.

Indicadores que o PDV ajuda a acompanhar

Indicador	O que mostra
Ticket médio	Valor médio de cada venda
Itens por venda	Quantos produtos, em média, cada cliente leva
Vendas por hora	Horários de pico, útil para escala de operadores
Cancelamentos e descontos por operador	Pontos de atenção no caixa
Diferenças de caixa	Divergência entre o registrado e o conferido no fechamento
Vendas por forma de pagamento	Base para a conciliação com as operadoras de cartão

O que compõe o custo

Licença ou mensalidade, muitas vezes por caixa ou por loja.
Retaguarda ou ERP, quando cobrados à parte.
Equipamentos e sua manutenção.
Implantação, cadastro de produtos e treinamento.
Integrações com maquininhas, loja virtual e programas de fidelidade.
Suporte em horário de loja, inclusive fins de semana.

Compare o custo de um mesmo período entre as propostas, como explicado em como comparar propostas de sistemas.

Como escolher um sistema PDV para varejo

Descreva a rotina da loja, com os casos que mais aparecem no caixa e no balcão.
Defina os requisitos do segmento, usando a tabela acima como ponto de partida.
Confirme as exigências fiscais do estado com o contador.
Teste no caixa, com um operador da loja e produtos reais, incluindo a queda da internet.
Verifique a retaguarda: preços, promoções, estoque e relatórios.
Confira os equipamentos homologados antes de comprar qualquer coisa.
Compare propostas pelo custo total.

Como trocar o sistema sem parar as vendas

A troca do PDV mexe com a operação de todos os dias. Alguns cuidados reduzem o risco:

Escolha uma data fora dos períodos de maior movimento.
Faça a troca depois do fechamento, com o cadastro de produtos e preços já conferido.
Confira o saldo de estoque com um inventário perto da data.
Treine os operadores no sistema novo antes da troca, com produtos da loja.
Tenha um plano para vender em contingência e para lançar essas vendas depois.
Em redes, considere trocar uma loja primeiro e depois as demais.

O artigo qual é o melhor momento para trocar de sistema traz um exemplo de troca feita em uma loja depois do fechamento de domingo.

Erros comuns

Escolher pela tela de relatórios, e não pela operação do caixa.
Não testar a queda da internet.
Comprar equipamentos antes de confirmar a compatibilidade.
Esperar que o PDV resolva um estoque desorganizado por outros motivos.
Ignorar as necessidades do segmento, como grade, balança ou entrega futura.
Não confirmar com o contador quais documentos fiscais a loja precisa emitir.

Perguntas frequentes

PDV e ERP são a mesma coisa?

Não. O PDV cuida da venda no caixa. O ERP cuida da retaguarda: compras, estoque, fiscal e financeiro. Alguns fornecedores oferecem os dois no mesmo sistema; outros integram um PDV a um ERP. Veja a página sobre PDV.

Dá para usar o PDV em tablet ou celular?

Muitos sistemas oferecem PDV móvel, útil para filas, feiras e venda assistida. Confirme como ficam a emissão do documento fiscal, a impressão e o pagamento nesses aparelhos.

PDV na nuvem funciona sem internet?

Depende do sistema. Pergunte se o caixa continua vendendo sem conexão, onde as vendas ficam guardadas e como são enviadas depois. Teste isso na demonstração.

Em resumo

Um bom sistema PDV para varejo é rápido no caixa, continua funcionando sem internet, emite o documento fiscal correto e conversa com estoque e financeiro sem redigitação. Os recursos certos dependem do tipo de loja. Por isso, a escolha começa pela rotina do seu caixa e termina com um teste feito por quem atende o cliente todos os dias.