ERP web: como um sistema online ajuda a empresa a evoluir

Um ERP web (sistema integrado de gestão acessado pelo navegador) ajuda a empresa a evoluir quando tira da frente obstáculos que hoje travam o crescimento: acesso limitado a um computador ou a uma rede, servidor próprio para manter, atualizações atrasadas e dificuldade para incluir novas unidades ou pessoas. Ele não resolve sozinho processos mal definidos. O ganho aparece quando a escolha parte do que a empresa precisa melhorar, e não apenas da troca de tecnologia.

O que é um ERP web

É um ERP que funciona pelo navegador, sem instalação nos computadores da empresa. Na maior parte dos casos, ele é oferecido como serviço: o fornecedor hospeda o sistema e os dados em servidores próprios ou contratados, cuida das atualizações e cobra uma mensalidade.

Vale separar dois termos que aparecem juntos:

Web diz respeito à forma de acesso: pelo navegador, de qualquer lugar com internet.
Nuvem diz respeito a onde o sistema e os dados ficam: em servidores fora da empresa.

A maioria dos ERPs web também é em nuvem, mas existem sistemas web instalados no servidor da própria empresa. Pergunte ao fornecedor qual é o caso.

O que muda na rotina da empresa

Acesso de qualquer lugar

Vendedores externos, gestores em viagem, filiais e o escritório de contabilidade podem consultar e registrar informações no mesmo sistema, conforme as permissões de cada um. Isso reduz planilhas enviadas por e-mail e informações repassadas por telefone.

Menos infraestrutura para manter

Sem servidor próprio, a empresa deixa de cuidar de equipamento, cópias de segurança locais e instalação de versões. Essas tarefas passam para o fornecedor, e por isso precisam estar descritas no contrato.

Atualizações contínuas

As novas versões costumam chegar sem que a empresa precise instalar nada. Isso inclui ajustes exigidos por mudanças na legislação. O outro lado é que a empresa não escolhe quando a tela muda: vale perguntar como o fornecedor avisa e treina os usuários.

Crescimento por etapas

Incluir uma filial, um novo usuário ou um módulo costuma ser uma alteração no contrato, e não um novo projeto de infraestrutura. Para empresas que pretendem crescer, essa flexibilidade é um dos motivos mais comuns para considerar um ERP web.

Integração com outros serviços

Muitos ERPs web oferecem integrações com bancos, loja virtual, marketplaces, CRM (gestão do relacionamento com clientes) e meios de pagamento. Confirme quais integrações estão prontas, quais dependem de parceiros e quem responde quando uma delas falha.

Exemplo. Uma distribuidora com vendedores externos usa um sistema instalado no escritório. Os pedidos chegam por mensagem e são digitados no fim do dia. Com um ERP web, o vendedor registra o pedido no celular, consulta saldo e situação financeira do cliente na hora, e o faturamento recebe o pedido sem redigitação. O ganho vem da mudança no processo, que o acesso pelo navegador tornou possível.

Quando faz sentido avaliar um ERP web

A empresa tem equipe externa, mais de uma unidade ou trabalho remoto.
O servidor atual está velho, sem manutenção ou depende de uma única pessoa.
O sistema atual não recebe atualizações com a frequência necessária.
A empresa planeja crescer e quer evitar novos investimentos em infraestrutura a cada etapa.
Áreas diferentes usam sistemas separados e a ideia é reuni-las.

Se o problema principal é outro, como cadastros desorganizados ou processos que ninguém definiu, trocar para um ERP web pode apenas levar o mesmo problema para um sistema novo. Veja como escolher um sistema de gestão para começar pelas necessidades.

Cuidados antes de contratar

Dependência da internet

Se a conexão cai, o acesso ao sistema também pode cair. Avalie a qualidade da internet em cada unidade, a necessidade de um link reserva e se o fornecedor oferece algum modo de contingência para operações críticas, como faturamento e caixa.

Desempenho em uso real

Peça para testar o sistema com o volume de dados e de usuários da empresa, e não apenas com a base de demonstração. Telas que abrem rápido com poucos registros podem ficar lentas com anos de movimento.

Onde ficam os dados e como recuperá-los

Pergunte onde os dados são armazenados, com que frequência são feitas cópias de segurança, quem pode acessá-los e como a empresa obtém uma cópia completa se decidir encerrar o contrato. Os dados são da empresa, e o contrato precisa dizer como serão entregues.

Customizações

Em sistemas oferecidos como serviço, as customizações costumam ser mais limitadas, porque todos os clientes usam a mesma versão. Isso tem vantagens, como atualizações sem retrabalho, mas exige verificar antes se os processos essenciais da empresa são atendidos pela configuração padrão.

Custo ao longo do tempo

A mensalidade substitui parte do investimento inicial, mas soma-se mês a mês. Compare o custo de um mesmo período entre as opções, incluindo implantação, treinamento, conversão de dados, usuários adicionais e reajustes. O artigo como comparar propostas de sistemas além da mensalidade traz uma tabela de apoio.

Perguntas para o fornecedor de ERP web

O sistema roda em nuvem ou pode ser instalado no nosso servidor?
Onde ficam os dados e com que frequência são feitas cópias de segurança?
Como funciona o acesso quando a internet cai?
Como são comunicadas as atualizações e as mudanças de tela?
Quais integrações estão prontas e quais dependem de desenvolvimento?
Como o preço muda com novos usuários, filiais ou módulos?
Se encerrarmos o contrato, em que formato e em que prazo recebemos os dados?

Outras perguntas que valem para qualquer ERP estão em o que perguntar antes de contratar um ERP.

A migração continua sendo a parte delicada

Trocar um sistema instalado por um ERP web não dispensa a preparação dos dados. Cadastros, saldos e títulos em aberto precisam ser limpos, convertidos, testados e conferidos antes da troca. Veja o que levar para o sistema novo e a página sobre o ERP e quando ele faz sentido.